Kennisbank
Btw, facturen en administratie, uitgelegd
Wat er op een factuur moet staan, welk bedrag in welke rubriek van je btw-aangifte hoort, en de regels eromheen. Met rekenvoorbeelden.
Begin hier
- Gids
Btw-aangifte doen als zzp'er: welk bedrag hoort in welke rubriek?
Rubriek voor rubriek door de aangifte omzetbelasting, met wat je waar invult, hoe 5b werkt en welke fout het vaakst gemaakt wordt.
Lees de gids - Gids
Wat moet er op een factuur staan? De wettelijke eisen op een rij
De Belastingdienst stelt elf eisen aan een factuur. Welke dat zijn, wat er gebeurt als er een ontbreekt, en wanneer een vereenvoudigde factuur mag.
Lees de gids
De btw-aangifte, rubriek voor rubriek
Per rubriek wat erin hoort, met een rekenvoorbeeld en de fouten die het vaakst gemaakt worden.
- 1aOmzet tegen 21% (hoog tarief)
- 1bOmzet tegen 9% (laag tarief)
- 1cOverige tarieven, behalve 0%
- 1dPrivégebruik van auto, telefoon en energie
- 1eOmzet tegen 0% of met btw verlegd
- 2aBtw die naar jou is verlegd
- 3aUitvoer naar landen buiten de EU
- 3bLeveringen en diensten aan EU-ondernemers
- 3cInstallatie en afstandsverkopen binnen de EU
- 4aDiensten en goederen van buiten de EU
- 4bInkopen bij ondernemers in de EU
- 5aDe verschuldigde btw
- 5bVoorbelasting aftrekken
Facturen en offertes
Wat erop moet, hoe je nummert, en hoe een offerte een opdracht wordt.
- Creditfactuur maken: wat moet erop en hoe verwerk je hem in je btw-aangifte?Een creditfactuur draait een factuur terug. Wat erop moet volgens de wet, wie hem mag maken, en hoe je hem als negatief bedrag in je aangifte zet.
- Betalingstermijn op een factuur: wat is wettelijk toegestaan?30 dagen als je niets afspreekt, maximaal 60, en een groot bedrijf moet een zzp'er binnen 30 dagen betalen. De wettelijke termijnen op een rij.
- Betalingsherinnering en aanmaning: de veertiendagenbrief, wettelijke rente en incassokostenHet verschil tussen herinnering en aanmaning, wanneer de veertiendagenbrief verplicht is, en hoeveel rente en incassokosten je mag rekenen.
- Proforma factuur: wat is het, en wat betekent hij voor de btw?Een proforma is geen factuur, maar met btw erop kan hij wel zo worden behandeld. Waarvoor je hem gebruikt en wat je beter kunt sturen.
- Factuur aan een buitenlandse klant: btw en tekst op de factuur, binnen en buiten de EUDiensten en goederen aan ondernemers en particulieren in en buiten de EU: welk btw-tarief, welke tekst op de factuur en welke rubriek.
- E-factuur, UBL en Peppol: wat is het, en wanneer wordt het verplicht?Een pdf is geen e-factuur. Wat UBL en Peppol zijn, wat al verplicht is bij de overheid, en wat het kabinet vanaf 1 juli 2030 wil.
- Een offerte maken die geaccepteerd wordtWat er in een offerte hoort, hoe lang je hem geldig maakt, en waarom een offerte die je klant met één klik kan accepteren sneller rond is.
- Factuurnummering: welke regels gelden er echt?Facturen moeten doorlopend genummerd zijn. Wat dat precies betekent, of je per jaar opnieuw mag beginnen, en wat je doet met een gat in de reeks.
Btw-regels
De KOR, verleggen en de ICP-opgaaf.
- Btw-aangifte Q3 2026: deadline 31 oktober, en wat er in hoortDe aangifte over juli tot en met september moet uiterlijk 31 oktober binnen zijn, en dat is een zaterdag. De termijn, de rubrieken en een checklist.
- Suppletie btw-aangifte: een eerdere aangifte corrigerenFout in een eerdere btw-aangifte? Tot 1.000 euro btw corrigeer je in je volgende aangifte, daarboven met een suppletie. Zo werkt het, met een voorbeeld.
- Uitstel btw-aangifte aanvragen: kan dat, en wat kan wel?Uitstel voor de btw-aangifte krijg je alleen bij een ernstige calamiteit. Wat wel kan: op tijd aangeven en uitstel van betaling vragen, of later corrigeren.
- Btw-tarieven in Nederland in 2026: 21%, 9%, 0% en vrijgesteldWelke goederen en diensten onder 21%, 9% en 0% vallen, wat vrijgesteld is, en wat er in 2026 veranderde, zoals logies naar 21%.
- Btw terugvragen als ondernemer: voorbelasting aftrekken in rubriek 5bWelke btw je als voorbelasting aftrekt, welke eisen aan de inkoopfactuur gelden, wat niet mag, en hoe je btw uit een ander EU-land terugvraagt.
- Kasstelsel of factuurstelsel: wanneer betaal je de btw, en wie mag kiezen?Bij het factuurstelsel telt de factuurdatum, bij het kasstelsel de ontvangst. Wie het kasstelsel mag gebruiken en wat er voor je aftrek verandert.
- De kleineondernemersregeling (KOR): wanneer is meedoen slim?Onder de 20.000 euro omzet mag je de KOR gebruiken. Wat het je oplevert, wat het je kost aan aftrek, en waarom je er drie jaar aan vastzit.
- Btw verleggen: wanneer wel, wanneer niet, en wat zet je op de factuur?Binnenlandse verlegging, intracommunautaire levering, export en de EU-particulier. Zes situaties, met de wetsartikelen die op de factuur horen.
- ICP-opgaaf: wat het is en waarom het moet kloppen met rubriek 3bLever je aan ondernemers in de EU, dan doe je naast je btw-aangifte een ICP-opgaaf. Wat erin hoort en waarom het totaal exact gelijk moet zijn aan 3b.
Administratie
Wat je bewaart, hoe lang, en in welke vorm.
- Urencriterium: hoe haal je 1.225 uur, en welke uren tellen mee?Minimaal 1.225 uur per jaar en meer dan de helft van je werktijd. Wat meetelt, wat niet, wat het oplevert en hoe je het bewijst.
- Bewaarplicht: wat moet je 7 jaar bewaren, en hoe?Zeven jaar, tien voor onroerend goed. Wat eronder valt, waarom een pdf op je bureaublad niet genoeg is, en wat 'controleerbaar' betekent.
Liever meteen rekenen? De rekenhulpen doen btw, percentages, marge, korting en incassokosten, zonder account.