Kasstelsel of factuurstelsel: wanneer betaal je de btw, en wie mag kiezen?

Bij het factuurstelsel geef je de btw aan in het tijdvak van de factuurdatum, ook als je klant nog niet heeft betaald; bij het kasstelsel pas in het tijdvak waarin het geld binnenkomt. Het factuurstelsel is de standaard; het kasstelsel is bedoeld voor ondernemers die vooral aan particulieren leveren, zoals winkeliers, kappers en horecabedrijven, en voor anderen alleen na een verzoek bij de Belastingdienst.

Het factuurstelsel

Je berekent de btw op basis van de facturen die je in een aangiftetijdvak hebt verstuurd en ontvangen. Volgens de Belastingdienst gebruik je deze methode "als u goederen of diensten levert aan andere ondernemers". Voor de meeste zzp'ers is het dus gewoon het stelsel waar ze in zitten.

Twee gevolgen:

• Je betaalt btw voordat je klant jou betaalt. Stuur je op 20 maart een factuur en betaalt je klant op 10 april, dan hoort de btw in je aangifte over het eerste kwartaal.
• Te laat factureren helpt niet. Je moet de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering sturen. Doe je het later, dan geef je de btw aan in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten sturen.

Het kasstelsel

Je berekent de btw over wat daadwerkelijk is ontvangen: wat in het tijdvak op je bankrekening is bijgeschreven of in je kas is gekomen. Een factuur die nog open staat, telt nog niet mee.

Eén ding verandert níet: je voorbelasting. Ook onder het kasstelsel trek je de btw op je inkopen af op basis van de facturen die je in het tijdvak hebt ontvangen: "De factuurdatum bepaalt in welk tijdvak u de btw aftrekt." Het kasstelsel gaat dus alleen over de btw die je verschuldigd bent, niet over wat je terugvraagt. Zie Btw terugvragen: voorbelasting aftrekken.

Wie mag het kasstelsel gebruiken?

Verplicht, tenzij je ervan afziet. Volgens de Belastingdienst geldt het kasstelsel voor onder meer:

• winkeliers, waaronder webwinkels, en marktkooplieden;
• kappers, schoonheidsverzorgingsbedrijven en glazenwassers;
• horecabedrijven;
• schoenmakers, fietsenmakers, wasserijen, behangers en stoffeerders;
• autorijscholen;
• advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen;
• ondernemers die meer dan 90% van hun omzet leveren vanuit een inrichting die bedoeld is voor levering aan particulieren.

Hoor je daarbij, dan mag je ervan afzien en het factuurstelsel gebruiken. Dat moet dan wel duidelijk uit je administratie blijken.

Op verzoek. Val je niet in die lijst, maar lever je langer dan een kalenderjaar voor minstens 80% aan particulieren, dan kun je bij je belastingkantoor een verzoek indienen om het kasstelsel te mogen toepassen. De inspecteur beslist daarover met een beschikking.

Lever je vooral aan andere ondernemers, dan is het factuurstelsel de regel. Het kasstelsel is bedoeld voor ondernemers "die niet aan ondernemers plegen te leveren" (artikel 26 Wet OB).

Facturen blijven verplicht

Het kasstelsel verandert niets aan de factuurplicht. Lever je aan een andere ondernemer, dan maak je een factuur, met alle verplichte gegevens, en je bewaart je administratie net zo lang (bewaarplicht).

Wat maakt het uit?

Voor je liquiditeit: onder het kasstelsel schiet je nooit btw voor over een factuur die nog niet betaald is. Onder het factuurstelsel wel, en bij een klant die lang over betalen doet, merk je dat. Een korte betalingstermijn en een tijdige herinnering helpen dan meer dan een ander stelsel.

Hoe Notto dit doet

Notto rekent de rubrieken van je btw-aangifte uit volgens het factuurstelsel: een factuur telt mee in het tijdvak van zijn factuurdatum, of hij nu betaald is of niet. Gebruik je het kasstelsel, dan kun je de bedragen uit Notto niet één op één overnemen: je omzet volgt dan je ontvangsten, niet je facturen. Meer op Btw-aangifte en ICP-opgaaf.