Bewaarplicht: wat moet je 7 jaar bewaren, en hoe?

Je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken is het tien jaar. De termijn begint niet bij het opstellen van een document, maar aan het eind van het jaar waarin het is gebruikt — een factuur uit maart 2026 mag dus pas ergens in 2034 weg.

Wat er onder valt

Alles waaruit je rechten en verplichtingen blijken, en alles wat voor de belastingheffing van belang is. In de praktijk:

• Verkoopfacturen en creditfacturen
• Inkoopfacturen en bonnen
• Bankafschriften
• Contracten en offertes die tot een opdracht hebben geleid
• Je grootboek en je aangiftes
• De urenregistratie, als je het urencriterium gebruikt

Een deel hiervan is "basisgegeven" en daar wordt strenger naar gekeken: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie.

Digitaal mag, maar niet zomaar

Je mag alles digitaal bewaren. Twee voorwaarden waar het in de praktijk op vastloopt:

Het moet binnen redelijke tijd toegankelijk zijn. Een map met 4.000 bestanden die scan_0031.pdf heten voldoet daar niet aan. Als een controleur naar de factuur van een bepaalde leverancier uit Q2 2023 vraagt, moet je die kunnen vinden.

Het moet authentiek en controleerbaar zijn. Je moet kunnen laten zien dat een document niet achteraf is aangepast. Een pdf op je bureaublad die je gisteren nog kon overschrijven is daarvoor zwak bewijs.

Ontvang je een factuur digitaal, dan bewaar je hem digitaal. Uitprinten en het origineel weggooien is niet toegestaan — de digitale versie ís het origineel.

Wat "controleerbaar" in de praktijk betekent

Het gaat niet om één document, maar om de samenhang. Een controleur wil van een bedrag op je bankafschrift naar de factuur kunnen lopen, en van die factuur naar de aangifte waarin de btw is meegenomen. Dat spoor heet de audit trail, en het is het eigenlijke onderwerp van de bewaarplicht.

Daaruit volgt de regel die de rest makkelijk maakt: verwijder nooit iets dat is verstuurd. Een foute factuur corrigeer je met een creditfactuur, niet met de prullenbak. Beide documenten blijven staan, en samen vertellen ze wat er is gebeurd.

En als je stopt?

De bewaarplicht stopt niet als je bedrijf stopt. Schrijf je je uit bij de KvK, dan moet je de administratie nog steeds de volle termijn bewaren. Dat betekent ook: zorg dat je er nog bij kunt als je software-abonnement is opgezegd. Exporteer voordat je opzegt.

Dit is de vraag die je aan elk pakket zou moeten stellen voordat je begint, en die bijna niemand stelt: kan ik mijn eigen gegevens er weer uit halen?

Hoe Notto dit doet

Er wordt niets hard verwijderd. Een concept kun je weggooien, want dat is nog geen document. Alles wat is vastgelegd blijft staan: annuleren zet een datum, corrigeren gebeurt met een creditfactuur, en een bedrijf dat je afsluit wordt gearchiveerd, niet gewist.

Een vastgelegd document is onveranderlijk — ook voor een beheerder, want een uitzondering die één keer bestaat maakt de hele administratie onbetrouwbaar. De gegevens van beide partijen worden op het moment van versturen op het document bevroren, dus een klant die verhuist verandert de facturen van vorig jaar niet. En elke wijziging aan een document of een betaling komt in een logboek dat zelf niet te herschrijven is.

Verder lezen: Factuurnummering: welke regels gelden er echt?