ICP-opgaaf: wat het is en waarom het moet kloppen met rubriek 3b

Lever je goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen, dan doe je naast je btw-aangifte een tweede opgave: de ICP-opgaaf, voor intracommunautaire prestaties. Daarin staat per klant hoeveel je aan hem hebt geleverd, met zijn btw-nummer erbij.

Waarom het bestaat

Bij een levering aan een EU-ondernemer reken je geen btw: die is verlegd naar de afnemer, die hem in zijn eigen land aangeeft. Voor de Belastingdienst betekent dat er omzet is waarover in Nederland niets binnenkomt.

De ICP-opgaaf is de tegenhanger. Jouw opgave zegt "ik heb voor 8.000 euro geleverd aan DE123456789"; de Duitse fiscus ziet of die ondernemer diezelfde 8.000 euro heeft opgegeven. Twee kanten van dezelfde transactie, in twee landen, die op elkaar moeten passen.

Wat erin hoort

Per afnemer één regel:

• Zijn btw-identificatienummer, inclusief landcode.
• Het totaalbedrag dat je hem in het tijdvak hebt geleverd.
• Of het om goederen of diensten gaat.

Geen facturen, geen omschrijvingen, geen btw — alleen wie, hoeveel, en welke soort.

De regel die je moet onthouden

Het totaal van je ICP-opgaaf is exact gelijk aan rubriek 3b van je btw-aangifte.

Niet ongeveer. Precies, tot op de cent. Beide gaan over dezelfde leveringen: 3b is het totaal, de ICP-opgaaf is hetzelfde totaal uitgesplitst per klant. Wijken ze af, dan is er per definitie iets fout — een factuur die in de ene telling zit en in de andere niet.

Dit is de meest voorkomende reden voor een brief over je aangifte, en meestal is de oorzaak saai: een factuur waarbij de btw-behandeling niet is aangepast, of een klant zonder ingevuld btw-nummer die daardoor uit de ICP valt maar wel in 3b zit.

Het btw-nummer moet geldig zijn

Verleggen mag alleen als je klant een geldig btw-identificatienummer heeft, en je moet dat gecontroleerd hebben. Dat doe je in VIES, het register van de Europese Commissie.

Blijkt achteraf dat het nummer niet klopte, dan was het geen intracommunautaire levering en had je gewoon Nederlandse btw moeten rekenen — die je dan alsnog zelf betaalt. Vandaar dat je controleert op het moment van factureren en niet pas als er vragen komen.

Let op het verschil tussen "ongeldig" en "niet te controleren". VIES ligt er regelmatig even uit. Een systeem dat een storing als "ongeldig" interpreteert, zet onterecht btw op een factuur die verlegd had moeten worden.

Wanneer moet het af?

Meestal per kwartaal, in dezelfde termijn als de btw-aangifte. Lever je veel goederen binnen de EU, dan kan een maandopgaaf verplicht zijn.

Hoe Notto dit doet

Per klant leg je de btw-behandeling en het btw-nummer vast, en dat nummer wordt live tegen VIES gecontroleerd. Notto onderscheidt daarbij drie uitkomsten in plaats van twee: geldig, ongeldig, en niet te controleren — zodat een storing bij de Europese Commissie nooit stilzwijgend als "ongeldig" wordt afgedaan.

De ICP-opgaaf en rubriek 3b komen uit dezelfde berekening in de database, niet uit twee losse optellingen die na verloop van tijd uit elkaar kunnen lopen. Ze zijn per constructie gelijk.

Verder lezen: Btw-aangifte doen als zzp'er en Btw verleggen: wanneer wel, wanneer niet.