Wat moet er op een factuur staan? De wettelijke eisen op een rij

Een factuur moet elf gegevens bevatten. Ontbreekt er één, dan is het formeel geen geldige factuur — en dan mag je klant de btw er niet op aftrekken. In de praktijk is dat het probleem dat je merkt: niet een boete, maar een klant die belt omdat zijn boekhouder de factuur terugstuurt.

De elf verplichte gegevens

De Belastingdienst somt ze op onder "factuureisen". In gewone woorden:

1. De datum waarop je de factuur uitreikt.
2. Een factuurnummer uit een doorlopende reeks. Zie Factuurnummering: welke regels gelden er echt?.
3. Jouw btw-identificatienummer. Dat is het nummer dat begint met NL en eindigt op B en twee cijfers — niet je omzetbelastingnummer.
4. Jouw KvK-nummer.
5. Jouw naam en adres. De naam waaronder je staat ingeschreven, niet alleen je handelsnaam.
6. Naam en adres van je klant.
7. Welke goederen of diensten je hebt geleverd, in een omschrijving die te volgen is.
8. Het aantal, of de hoeveelheid.
9. De datum waarop je hebt geleverd, of waarop de dienst is afgerond. Dit is niet hetzelfde als de factuurdatum en het verschil doet ertoe: de leverdatum bepaalt in welk tijdvak de btw valt.
10. Het bedrag exclusief btw. Staan er regels met verschillende tarieven op, dan per tarief apart.
11. Het btw-tarief en het btw-bedrag.

Wat er nog bij komt in bijzondere gevallen

Reken je geen btw, dan moet je op de factuur zetten wáárom niet. Een leeg btw-vakje is geen verklaring. De formulering hoort te verwijzen naar de regeling die je toepast:

• Verleg je de btw binnen Nederland, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw, dan vermeld je dat de btw is verlegd en het btw-nummer van je klant.
• Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je beide btw-nummers op de factuur en vermeld je dat het om een intracommunautaire levering gaat.
• Exporteer je buiten de EU, dan pas je het nultarief toe en moet je kunnen aantonen dat de goederen de EU echt hebben verlaten.

Welke situatie voor welke klant geldt, staat in Btw verleggen: wanneer wel, wanneer niet.

Wanneer mag een vereenvoudigde factuur?

Blijft het totaalbedrag inclusief btw onder de honderd euro, dan mag een kortere factuur: de datum, jouw gegevens, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag. Handig voor kleine bedragen, maar het scheelt zo weinig werk dat het meestal makkelijker is om altijd dezelfde factuur te sturen.

Voor intracommunautaire leveringen en verlegde btw mag het niet — daar is de volledige factuur altijd verplicht.

Wanneer moet de factuur de deur uit?

Uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 3 maart, dan moet de factuur er uiterlijk 15 april zijn. Dat is een buitengrens, geen advies: hoe later je factureert, hoe later je betaald wordt.

Waar het in de praktijk misgaat

• De leverdatum ontbreekt. Het vaakst vergeten veld, en het veld dat bepaalt in welk aangiftetijdvak de omzet valt.
• De handelsnaam staat er wel, de statutaire naam niet. Bij een bv is dat een echte fout.
• Btw over meerdere tarieven op één regel. Staan er 21%- en 9%-regels op dezelfde factuur, dan hoort per tarief een eigen subtotaal.
• Het adres van de klant is verouderd. Een factuur van vorig jaar hoort het adres van vorig jaar te tonen. Verhuist je klant, dan verandert een oude factuur niet mee — of dat hoort tenminste zo te zijn.

Hoe Notto dit doet

De verplichte velden zijn geen invulvelden die je kunt vergeten: ze komen uit je bedrijfsgegevens en uit het contact, en ze worden op het moment van versturen op het document vastgelegd. Verhuist je klant daarna, dan verandert de factuur van vorig jaar niet. Per klant leg je één keer de btw-behandeling vast, en de bijbehorende wettekst — bijvoorbeeld "Btw verlegd (art. 12 lid 5 Wet OB)" — komt automatisch op het document te staan.