E-factuur, UBL en Peppol: wat is het, en wanneer wordt het verplicht?

Een e-factuur is een factuur als gestructureerd databestand, meestal in het formaat UBL, dat het boekhoudpakket van je klant automatisch kan verwerken, en Peppol is een netwerk waarover je zo'n bestand kunt versturen; een pdf is géén e-factuur. Voor zakelijke klanten is e-factureren nog niet verplicht, maar het kabinet wil het per 1 juli 2030 verplicht maken.

Wat een e-factuur is, en wat niet

Een pdf is voor een mens gemaakt: hij ziet eruit als een factuur, maar een computer moet hem nog "lezen" om te weten wat het factuurnummer of het btw-bedrag is. Een e-factuur is voor een computer gemaakt: elk gegeven staat in een eigen, benoemd veld.

Logius, de digitale dienst van de overheid, zegt het zonder omwegen: "Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen." En Ondernemersplein: "Een pdf is geen e-factuur".

UBL, NLCIUS en SI-UBL

Drie afkortingen die over hetzelfde bestand gaan:

• UBL (Universal Business Language) is de XML-taal waarin de factuur is opgeschreven.
• EN 16931 is de Europese norm die zegt welke gegevens erin moeten. NLCIUS is de Nederlandse aanvulling daarop: "Samen beschrijven ze welke gegevens in een e-factuur moeten en mogen zitten".
• SI-UBL 2.0 is de Nederlandse uitwerking van NLCIUS in UBL. Volgens Peppol.nl voldoet hij daarmee volledig aan EN 16931.

Voor jou als verzender komt het neer op: een UBL-bestand volgens de Nederlandse standaard kan vrijwel elk Nederlands boekhoudpakket inlezen.

Peppol: het netwerk, niet het bestand

Peppol is een internationaal netwerk om e-facturen tussen boekhoudpakketten uit te wisselen. Je sluit je er niet zelf op aan, maar via een serviceprovider, vaak ingebouwd in je boekhoudsoftware. In Nederland is de Nederlandse Peppolautoriteit ondergebracht bij het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Belangrijk onderscheid: een UBL-bestand kun je ook gewoon als bijlage bij een e-mail sturen. Peppol is één manier om het te bezorgen, niet de enige. Volgens Peppol.nl is Peppol in Nederland niet verplicht, al raadt de Rijksoverheid het sterk aan.

Factureren aan de overheid

• Rijksoverheid: sinds 1 januari 2017 zijn leveranciers verplicht om e-facturen aan de Rijksoverheid te sturen.
• Gemeenten, provincies en waterschappen: die eisen soms een e-factuur. Sinds 18 april 2019 moeten alle aanbestedende diensten e-facturen in het Europese formaat kunnen ontvangen en verwerken. Dat is een plicht voor de overheid om te ontvangen, niet voor jou om te sturen. Kijk in je opdracht of contract wat je opdrachtgever vraagt.

Zakelijke klanten: wat er gaat veranderen

Europees. Op 11 maart 2025 is het Europese pakket VAT in the Digital Age (ViDA) aangenomen. Vanaf 1 juli 2030 gaan de digitale rapportageverplichtingen in, met de grootste gevolgen voor ondernemers die zakelijk over de grens leveren. Daarvoor zijn e-facturen nodig.

Nederland. Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het e-factureren ook voor binnenlandse transacties tussen bedrijven verplicht wil maken: elektronisch factureren per 1 juli 2030, rapporteren aan de Belastingdienst per 1 juli 2031. Ondernemers in de kleineondernemersregeling worden vrijgesteld.

Let op de status: dit is een voornemen, geen wet. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie, en het kabinet wil het voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Tot die wet er is, is een pdf-factuur aan een zakelijke klant gewoon toegestaan, zolang hij de verplichte gegevens bevat.

Wat je nu al kunt doen

Een e-factuur meesturen kost je niets en scheelt je klant overtypen. Hoe minder er wordt overgetypt, hoe minder er fout gaat, en hoe sneller je factuur in de betaalrun staat. Kies software die UBL kan maken, dan ben je voor 2030 al halverwege.

Hoe Notto dit doet

Bij elke factuur die Notto mailt gaat naast de pdf ook een UBL-bestand volgens de Nederlandse standaard mee, dat het boekhoudpakket van je klant kan inlezen.

Wat Notto níet doet: versturen via Peppol. Het UBL-bestand gaat als bijlage bij de e-mail, niet over het Peppol-netwerk. Vraagt een opdrachtgever uitdrukkelijk om aanlevering via Peppol, dan heb je daarvoor op dit moment een andere route nodig. Meer over versturen op Versturen, herinneren en aanmanen, en over de factuur zelf op Facturen.