Notto verstuurt je offertes en facturen zelf, met de pdf als bijlage, en stuurt een onbetaalde factuur een herinnering en daarna een aanmaning. Jij hoeft er niet meer aan te denken.
Je verstuurt een offerte, orderbevestiging of factuur vanuit het document zelf. Het bericht wordt opgebouwd uit je e-mailtekst voor die soort document, en je kunt het nog aanpassen voor het de deur uitgaat. De pdf gaat als bijlage mee: precies het bestand dat bij het vastleggen is gearchiveerd.
Antwoorden van je klant komen bij jou binnen, niet bij Notto: je stelt zelf het antwoordadres in. Wil je een kopie in je eigen mailbox, dan stel je een bcc-adres in.
Je kiest per bericht of het meteen gaat of op een tijdstip dat jij bepaalt, bijvoorbeeld maandagochtend in plaats van zondagavond.
Elke verzending wordt vastgelegd: aan wie, wanneer, en met welk onderwerp. Belt een klant dat hij nooit een factuur heeft gekregen, dan zie je wanneer hij naar welk adres is gegaan.
Zet je automatische herinneringen aan, dan krijgt een onbetaalde factuur zeven dagen na de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Is er veertien dagen later nog steeds niet betaald, dan volgt de aanmaning.
De aanmaning is de veertiendagenbrief uit artikel 6:96 BW: hij noemt het bedrag aan incassokosten volgens de wettelijke staffel en geeft je klant veertien dagen om te betalen. Bij een consument moet je die brief gestuurd hebben voordat je incassokosten mag rekenen.
Daarna stopt Notto. Of je de kosten echt in rekening brengt of de vordering uit handen geeft, is een beslissing die een mens neemt.
Op de pdf staat een betaal-QR-code volgens de Europese EPC-standaard. Je klant scant hem met zijn bank-app, en je IBAN, het bedrag en het factuurnummer als omschrijving staan al ingevuld.
Er zit geen betaaldienst tussen en er zijn geen kosten per betaling: het is een gewone overboeking naar jouw rekening. Die koppel je daarna aan de factuur via je bankafschrift.
Bij een periodieke factuur kan Notto een paar dagen voor elke run een aankondiging sturen: aan je klant, zodat die weet wat eraan komt, aan jezelf, zodat je nog kunt controleren, of aan allebei.
Elke offerte en factuur heeft een eigen link waar je klant hem bekijkt. Die link is al niet te raden, maar een mail wordt weleens doorgestuurd. Daarom kun je er een wachtwoord op zetten, dat je apart aan je klant geeft.
Elke functiepagina hier eindigt met wat er ontbreekt. Je komt er toch achter, en liever nu dan nadat je je administratie hebt overgezet.
Staat je vraag er niet bij? Stel hem, dan komt het antwoord hier te staan.
Ze worden verstuurd namens je bedrijf, met je bedrijfsnaam als afzender. Het antwoordadres stel je zelf in, dus antwoordt je klant, dan komt dat bij jou binnen.
Nee. Automatische herinneringen en aanmaningen zet je zelf aan in je instellingen. Tot die tijd zie je welke facturen te laat zijn en stuur je een herinnering met de hand, met dezelfde tekst.
De veertiendagenbrief is wettelijk verplicht bij consumenten. Bij zakelijke klanten gelden de afspraken in je voorwaarden, en anders ook de wettelijke staffel. Dit is geen juridisch advies: twijfel je, vraag het na voordat je kosten in rekening brengt.
Is de betaling gekoppeld aan de factuur, via je bankafschrift of met de hand, dan staat hij op betaald en gaat er geen herinnering meer uit. De herinneringen kijken naar wat er op dat moment nog open staat.
Notto is in bèta en de eerste gebruikers mogen gratis mee. Laat je e-mailadres achter en je krijgt één bericht als er plek is. Geen nieuwsbrief, geen verkoopgesprek.