Btw-aangifte doen als zzp'er: welk bedrag hoort in welke rubriek?

De aangifte omzetbelasting is één formulier met een stuk of tien vakjes, "rubrieken" genoemd. Je vult in wat je hebt omgezet en welke btw daarbij hoort, je trekt de btw af die je zelf hebt betaald, en het verschil betaal je of krijg je terug. Het lastige zit niet in het rekenen maar in de vraag welk bedrag in welk vakje hoort.

De rubrieken, van boven naar beneden

1a — Leveringen/diensten belast met hoog tarief. Je omzet tegen 21%, exclusief btw, met daarnaast de btw zelf. Voor de meeste zzp'ers is dit het enige gevulde vakje.

1b — Leveringen/diensten belast met laag tarief. Hetzelfde, maar 9%. Voedsel, boeken, kappers, fietsenmakers, personenvervoer.

1c — Overige tarieven, behalve 0%. Zelden ingevuld.

1e — Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast. Hier landt de omzet waarover je geen btw rekent omdat de btw is verlegd naar een Nederlandse afnemer. Er staat wel omzet, geen btw.

2a — Leveringen/diensten waarbij de omzetbelasting naar u is verlegd. De andere kant: iemand heeft de btw naar jóu verlegd. Je geeft de btw hier aan als verschuldigd — en trekt hem in 5b weer af, dus per saldo kost het niets. Vergeten is wel de weglating die opvalt.

3a — Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer). Export, 0%.

3b — Leveringen naar/diensten in landen binnen de EU. Je intracommunautaire leveringen aan ondernemers met een geldig btw-nummer. Dit bedrag moet exact overeenkomen met je ICP-opgaaf — zie ICP-opgaaf: waarom het moet kloppen met 3b.

4a en 4b — Inkoop van buiten respectievelijk binnen de EU. Koop je in bij een buitenlandse leverancier, dan bereken je de Nederlandse btw over die inkoop zelf, geeft die hier aan, en trekt hem in 5b weer af. Ook dit netto nul, ook dit verplicht.

5a — Verschuldigde omzetbelasting. De optelsom van alle btw hierboven.

5b — Voorbelasting. Alle btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers en die je mag aftrekken. Dit is het enige vakje waar je inkoopfacturen in terechtkomen.

Onderaan: 5a min 5b. Positief is betalen, negatief is terugkrijgen.

Wanneer moet het af?

De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal, uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal. Over het eerste kwartaal dus vóór 30 april. Betalen doe je in dezelfde termijn — de aangifte indienen en het bedrag overmaken zijn twee losse handelingen, en alleen het eerste doen levert een boete op.

Sommige ondernemers zitten op een maand- of jaaraangifte. Wat voor jou geldt staat in je brief van de Belastingdienst.

De fouten die het vaakst gemaakt worden

• Bedragen inclusief btw in 1a zetten. De omzetkolom is altijd exclusief.
• De verlegde btw in 2a of 4b overslaan omdat het toch netto nul is. Het is de weglating die opvalt, juist omdat de andere helft er wél staat.
• 3b en de ICP-opgaaf laten verschillen. Deze twee worden tegen elkaar gelegd. Een verschil van een paar cent is al genoeg voor een brief.
• Facturen op factuurdatum boeken in plaats van op leverdatum. Rond een kwartaalgrens schuift daardoor omzet naar het verkeerde tijdvak.
• Btw terugvragen over een inkoopfactuur die je nog niet hebt. Voorbelasting hangt aan de factuur, niet aan de betaling.

Hoe Notto dit doet

Notto berekent elke rubriek over je eigen verkoop- en inkoopfacturen en zet ze op een rij met zowel de korte omschrijving als de officiële formulering, zodat je ze regel voor regel kunt naleggen. De ICP-opgaaf komt uit dezelfde berekening als rubriek 3b, dus die twee kunnen niet uit elkaar lopen.

Het versturen doe je zelf. Notto is geen aangiftesoftware en heeft geen koppeling met de Belastingdienst: je neemt de bedragen over op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat klinkt als een tekortkoming en het is er ook een — maar het betekent ook dat er nooit een aangifte de deur uitgaat die jij niet hebt gezien.