Facturen, creditfacturen en periodieke facturen

Facturen die voldoen aan de Nederlandse factuureisen, in een doorlopende nummering, en die na het versturen niet meer veranderen.

Elf verplichte velden, automatisch
Btw één keer per tarief afgerond
Verstuurd is onveranderlijk

ConceptNog geen nummer
VastgelegdF-2026-0184
VerstuurdOpenstaand
BetalingGekoppeld

De verplichte velden vul je niet zelf in

De elf gegevens die op een Nederlandse factuur moeten staan komen uit je bedrijfsgegevens en uit het contact: je KvK-nummer, je btw-nummer, de statutaire naam, het adres van je klant, de leverdatum. Je kunt ze niet vergeten omdat je ze niet per factuur intypt.

Meer hierover

Reken je geen btw, dan komt de bijbehorende wettekst automatisch op het document. Bij een verlegde binnenlandse levering is dat 'Btw verlegd (art. 12 lid 5 Wet OB)', bij een EU-levering de verwijzing naar artikel 138 en 196 van de btw-richtlijn.

Nummering die klopt, zonder gaten

Je stelt per documentsoort een formaat in, met tokens voor het volgnummer, het jaar en de maand. F-{jaar}-{nummer} levert F-2026-0001.

Meer hierover

Het nummer wordt toegekend op het moment dat je de factuur vastlegt, niet als je hem aanmaakt. Een concept dat je weggooit laat daardoor geen gat in de reeks achter. Facturen en creditfacturen delen één nummerreeks, omdat een creditfactuur een correctie op je omzet is en daar thuishoort.

Vastgelegd is vastgelegd

Een verstuurde factuur is onveranderlijk. Niet 'we raden het af': de database weigert de wijziging, ook voor de eigenaar van het bedrijf. Klopt er iets niet, dan maak je een creditfactuur en daarna een nieuwe factuur, en staat het hele verhaal in je administratie.

Meer hierover

Op het moment van vastleggen worden de gegevens van beide partijen op het document bevroren. Verhuist je klant volgend jaar, dan verandert de factuur van dit jaar niet mee.

Bedragen die niet uit elkaar kunnen lopen

Alle bedragen worden in de database berekend, in hele centen, en de btw wordt één keer per tarief afgerond op documentniveau, niet per regel. Dat is het verschil tussen een btw-aangifte die klopt en een die er een paar cent naast zit zonder dat iemand kan aanwijzen welke factuur het veroorzaakte.

Meer hierover

Het scherm laat zien wat de database heeft uitgerekend, dus de twee kunnen niet van elkaar afwijken.

Periodieke facturen

Voor abonnementen en vaste maandbedragen leg je één patroon vast (per week, maand, kwartaal of jaar) en daaruit ontstaan echte facturen met hun eigen nummer en hun eigen btw. Het patroon zelf is geen factuur en telt nergens in mee.

Meer hierover

Wil je dat je klant het van tevoren weet, dan stuurt Notto een paar dagen voor elke run een aankondiging: aan de klant, aan jou, of aan allebei.

Versturen, herinneren, aanmanen

Notto verstuurt de factuur zelf per e-mail, meteen of op een tijdstip dat je kiest. Elke verzending wordt vastgelegd, dus je ziet later wat er wanneer naar wie ging.

Meer hierover

Zet je herinneringen aan, dan krijgt een onbetaalde factuur zeven dagen na de vervaldatum een vriendelijke herinnering, en veertien dagen later de aanmaning: de veertiendagenbrief uit artikel 6:96 BW die je nodig hebt voordat je een consument incassokosten mag rekenen. Daarna stopt het.

Op de pdf staat een betaal-QR-code (EPC). Je klant scant hem met zijn bank-app en IBAN, bedrag en factuurnummer staan al ingevuld. Er zit geen betaaldienst tussen: het is een gewone overboeking naar jouw rekening.

Betalen met iDEAL

Koppel je eigen Mollie-account, en je klant ziet op zijn factuur een knop om meteen te betalen. Is de betaling binnen, dan staat de factuur vanzelf op Betaald; je hoeft niets te koppelen.

Meer hierover

Wil je dat je klant daarna een bevestiging krijgt, dan zet je de betaalbevestiging aan: een mail dat de betaling is ontvangen.

Een UBL-bestand bij elke factuur

Bij elke factuur die Notto mailt, gaat naast de pdf ook de e-factuur mee: een UBL-bestand volgens de Nederlandse standaard. Het boekhoudpakket van je klant kan het inlezen zonder dat er iemand iets hoeft over te typen.

Wat dit niet doet.

Elke functiepagina hier eindigt met wat er ontbreekt. Je komt er toch achter, en liever nu dan nadat je je administratie hebt overgezet.

Geen verzending via Peppol. Het UBL-bestand gaat mee als bijlage bij de mail, niet over het Peppol-netwerk.
Online betalen loopt via je eigen Mollie-account. Mollie rekent daarvoor zijn eigen tarief per betaling.
Na de aanmaning stopt het. Incassokosten rekenen of een incassobureau inschakelen blijft jouw beslissing.

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet bij? Stel hem, dan komt het antwoord hier te staan.

Kan ik een verstuurde factuur nog aanpassen?

Nee. Een vastgelegde factuur is onveranderlijk, ook voor een beheerder: er is geen knop om dat te omzeilen. Corrigeren gaat via een creditfactuur, die de oude factuur terugdraait, waarna je een nieuwe stuurt. Beide blijven in je administratie staan.

Mag ik elk jaar opnieuw bij 1 beginnen?

Ja, zolang het jaartal deel is van het nummer, zoals F-2026-0001. De combinatie blijft dan uniek en de reeks blijft controleerbaar. Kaal opnieuw bij 1 beginnen zonder jaartal levert twee facturen met hetzelfde nummer op, en dat mag niet.

Wat gebeurt er met een factuur die ik per ongeluk heb aangemaakt?

Zolang het een concept is kun je hem weggooien; er is dan nog geen nummer toegekend, dus er ontstaat geen gat in de reeks. Is hij al vastgelegd, dan annuleer je hem of draai je hem terug met een creditfactuur.

Kan ik factureren onder meer dan één handelsnaam?

Ja. Je kunt meerdere huisstijlen instellen (eigen naam, logo, kleur en afzender) en per klant of per document kiezen welke wordt gebruikt. De statutaire naam, het KvK-nummer en het btw-nummer blijven altijd die van het bedrijf zelf, want dat is wat de wet eist.

Verder lezen

Wat moet er op een factuur staan?Factuurnummering: welke regels gelden er echt?Versturen, herinneren en aanmanen

Klaar met overtypen?

Notto is in bèta en de eerste gebruikers mogen gratis mee. Laat je e-mailadres achter en je krijgt één bericht als er plek is. Geen nieuwsbrief, geen verkoopgesprek.