Factuur aan een buitenlandse klant: btw en tekst op de factuur, binnen en buiten de EU

Factureer je een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je meestal geen Nederlandse btw: bij diensten zet je "btw verlegd" en beide btw-nummers op de factuur, bij goederen pas je 0% toe en vermeld je dat het een intracommunautaire levering is. Aan een ondernemer buiten de EU reken je voor diensten meestal ook geen Nederlandse btw, en goederen die de EU verlaten gaan tegen 0%; aan particulieren reken je in veel gevallen wél btw.

Wat er geldt hangt af van drie vragen: lever je goederen of diensten, is je klant ondernemer of particulier, en zit hij in of buiten de EU. Hieronder de combinaties die een zzp'er het vaakst tegenkomt.

Diensten aan een ondernemer in de EU

De hoofdregel: een dienst aan een ondernemer is belast in het land waar die ondernemer zit (artikel 6 lid 1 Wet OB). Jij rekent geen btw; je klant geeft hem aan in zijn eigen land.

Op de factuur, volgens de Belastingdienst:

• jouw btw-identificatienummer én dat van je klant;
• de vermelding "btw verlegd". Dat mag ook in het Engels, Duits of Frans, bijvoorbeeld "VAT reverse charge".

Controleer het btw-nummer van je klant altijd, bijvoorbeeld in het EU-register VIES. Alleen als je het btw-nummer van je klant hebt, ziet de Belastingdienst hem als ondernemer; reken je 0% zonder, dan kun je een naheffingsaanslag krijgen.

In je aangifte komt de dienst in rubriek 3b, en je neemt hem op in je ICP-opgaaf, in het tijdvak waarin je de dienst hebt verricht.

Voor een aantal diensten geldt een uitzondering op de hoofdregel, en reken je toch btw. Twijfel je, kijk dan bij de Belastingdienst of jouw dienst eronder valt.

Goederen aan een ondernemer in de EU

Dit is een intracommunautaire levering: je past het 0%-tarief toe.

Op de factuur, volgens de Belastingdienst:

• beide btw-identificatienummers;
• de vermelding, in elke gewenste taal, "tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68" of "artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112".

Je moet kunnen aantonen dat de goederen echt naar het andere EU-land zijn vervoerd, met bijvoorbeeld een CMR-vrachtbrief, de polis van een vervoersverzekering of een vervoersverklaring. Haalt je klant de goederen zelf op, vraag hem dan om een vervoersverklaring. In de aangifte: rubriek 3b, en ook hier een regel in de ICP-opgaaf.

Diensten aan een ondernemer buiten de EU

Ook hier geldt de hoofdregel: de dienst is belast in het land van je klant. Volgens de Belastingdienst hoef je deze dienst dan niet aan te geven in je btw-aangifte: hij hoort in geen enkele rubriek, ook niet in 3a. De btw op je kosten voor die opdracht mag je wel gewoon aftrekken, want het blijft belaste omzet.

Een voorgeschreven tekst voor op de factuur geeft de Belastingdienst hiervoor niet. Wat je klant in zijn eigen land moet doen, hangt af van de regels daar.

Goederen naar buiten de EU (export)

Goederen die de EU verlaten gaan tegen 0%, of je klant nu ondernemer of particulier is. Je moet de uitvoer met je administratie kunnen aantonen. In de aangifte: rubriek 3a.

Particulieren

• Diensten aan een particulier in de EU: in de meeste gevallen belast in Nederland, dus je rekent Nederlandse btw.
• Digitale diensten en afstandsverkopen aan EU-particulieren: tot en met 10.000 euro per jaar (samen, exclusief btw) mag je Nederlandse btw rekenen. Kom je daarboven, dan reken je de btw van het land van je klant, meestal via de One Stop Shop.
• Diensten aan een particulier buiten de EU: de hoofdregel is Nederlandse btw (artikel 6 lid 2 Wet OB). Voor een aantal diensten geldt een uitzondering en zijn ze belast in het land van je klant (artikel 6i), onder meer advies van "raadgevende personen, ingenieurs, adviesbureaus", reclame, auteurs- en licentierechten, en gegevensverwerking.

Wat nooit klopt: een Europese particulier 0% rekenen omdat hij in het buitenland woont. Meer daarover in Btw verleggen: wanneer wel, wanneer niet.

Welke taal en valuta?

Alle gewone factuureisen blijven gelden, ook voor een buitenlandse klant. De tekst "btw verlegd" mag je in het Engels, Duits of Frans zetten, de verwijzing bij goederen zelfs in elke taal.

Hoe Notto dit doet

Je legt per klant de btw-behandeling vast: binnenland, btw verlegd binnen Nederland, intracommunautair, EU-particulier, export buiten de EU, of vrijgesteld. Bij een nieuw contact stelt Notto er een voor op basis van land en btw-nummer, en het btw-nummer van een EU-klant wordt live gecontroleerd bij VIES. De bijbehorende wettekst komt automatisch op de factuur, en de ICP-opgaaf komt uit dezelfde berekening als rubriek 3b.

Wat Notto niet doet: de aangifte via de One Stop Shop. Meer op Facturen en Btw-aangifte en ICP-opgaaf.