Betalingsherinnering en aanmaning: de veertiendagenbrief, wettelijke rente en incassokosten

Een betalingsherinnering is het vriendelijke eerste seintje na de vervaldatum; een aanmaning is de formele brief daarna, met een laatste termijn van 14 dagen en de incassokosten erin genoemd. Bij een particuliere klant is die aanmaning (de veertiendagenbrief) verplicht voordat je incassokosten mag rekenen; bij een zakelijke klant niet.

Herinnering, aanmaning, ingebrekestelling

Drie woorden die door elkaar worden gebruikt, maar niet hetzelfde zijn.

De betalingsherinnering stuur je enkele dagen nadat de betalingstermijn is verlopen. Vaak is het gewoon vergeten, en is een vriendelijke herinnering genoeg. Ondernemersplein raadt aan er al in te zetten dat je wettelijke rente in rekening gaat brengen.

De aanmaning, ook wel sommatie, is formeler. Je verwijst naar de levering en de factuur, geeft een betalingstermijn van 14 dagen, en noemt de incassokosten en de juridische stappen die volgen als er niet wordt betaald.

De ingebrekestelling is het juridische begrip daarachter: een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn, waarna je klant in verzuim is als hij niet betaalt (artikel 6:82 BW). Staat er een vaste betaaldatum op de factuur, dan is je klant volgens artikel 6:83 al in verzuim zodra die datum verstrijkt, zonder aparte ingebrekestelling.

De veertiendagenbrief bij particulieren

Is je klant een consument, dan mag je pas incassokosten rekenen nadat je hem na het verzuim één keer hebt aangemaand om binnen veertien dagen te betalen, "aanvangende de dag na aanmaning", en daarbij hebt vermeld welke incassokosten hij verschuldigd wordt als hij dat niet doet (artikel 6:96 lid 6 BW).

Wat erin moet:

• de factuur of facturen waar het om gaat, en het openstaande bedrag;
• een betaaltermijn van veertien dagen, die ingaat op de dag na de aanmaning;
• het bedrag aan incassokosten dat je rekent als er niet binnen die termijn wordt betaald.

Een betalingsherinnering kan die aanmaning zijn, maar alleen als hij aan deze eisen voldoet. Heb je meerdere openstaande facturen bij dezelfde consument, dan zet je ze in één aanmaning, en tel je de bedragen op voor de berekening van de incassokosten (lid 7).

Betaalt je klant binnen de veertien dagen, dan zijn de incassokosten niet verschuldigd. Aanmaningskosten, herinneringskosten of administratiekosten bovenop de incassokosten mag je bij een consument niet rekenen.

Zakelijke klanten: 40 euro zonder aanmaning

Bij een zakelijke klant hoeft er geen veertiendagenbrief aan vooraf te gaan. Volgens artikel 6:96 lid 4 BW is bij een handelsovereenkomst minimaal 40 euro aan incassokosten verschuldigd, zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldag. Van dat minimum kan niet in je nadeel worden afgeweken.

Een herinnering sturen is bij zakelijke klanten dus niet verplicht, maar wel verstandig: de meeste late betalingen zijn vergeten facturen, en een klant die je eerst 40 euro aanrekent, onthoudt dat.

Hoeveel incassokosten?

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft de staffel, over de openstaande hoofdsom:

Met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Bij een consument mag je niet meer rekenen dan dit. Met een zakelijke klant kun je in een contract iets anders afspreken; heb je niets afgesproken, dan geldt de wettelijke regeling.

Ben je zelf btw-plichtig, dan reken je geen btw bovenop de incassokosten: dat mag alleen als je de btw niet kunt verrekenen en dat uitdrukkelijk verklaart (artikel 2 lid 3 van het Besluit).

Het bedrag voor jouw factuur reken je uit met de incassokostencalculator.

Wettelijke rente

Naast incassokosten heb je recht op wettelijke rente. Er zijn twee soorten, en volgens Rijksoverheid zijn de percentages nu:

• Handelstransacties (met bedrijven en overheden): 10,4% sinds 1 juli 2026. Deze rente loopt automatisch vanaf de dag na de uiterste betaaldag (artikel 6:119a BW).
• Niet-handelstransacties (met particulieren): 4% sinds 1 januari 2026. Deze rente loopt over de tijd dat je klant in verzuim is (artikel 6:119).

De percentages worden periodiek aangepast. Kijk voor je gaat rekenen dus op de pagina van Rijksoverheid wat er op dat moment geldt.

Een volgorde die werkt

1. Factuur met een vervaldatum. Zie Betalingstermijn op een factuur.
2. Herinnering, een paar dagen na de vervaldatum. Vriendelijk, met de factuur erbij.
3. Aanmaning, als dat niets oplevert: veertien dagen, incassokosten genoemd.
4. Daarna beslis je zelf: bellen, een regeling, of de vordering uit handen geven.

Hoe Notto dit doet

Zet je automatische herinneringen aan, dan krijgt een onbetaalde factuur zeven dagen na de vervaldatum een herinnering en veertien dagen later de aanmaning: de veertiendagenbrief, met het bedrag aan incassokosten volgens de staffel erin. Is de factuur intussen betaald en gekoppeld, dan gaat er niets meer uit.

Na de aanmaning stopt Notto. Of je de incassokosten echt in rekening brengt, is een beslissing die jij neemt. Meer op Versturen, herinneren en aanmanen.