Factuurnummering: welke regels gelden er echt?

Facturen moeten "doorlopend genummerd" zijn. Dat betekent: een reeks waarin je kunt zien dat er niets tussenuit is gehaald. Het betekent níet dat je bij 1 moet beginnen, dat er nooit een gat mag zitten, of dat je maar één reeks mag hebben.

Wat de regel precies eist

De eis is dat het nummer de factuur uniek identificeert en dat de reeks controleerbaar is. Een inspecteur moet kunnen vaststellen dat je niet stiekem factuur 47 uit je administratie hebt gehaald omdat die niet uitkwam.

Daaruit volgt in de praktijk:

• Elk nummer komt één keer voor. Twee facturen met hetzelfde nummer is de fout die echt telt.
• De reeks is te volgen. Oplopend, zonder onverklaarbare gaten.
• Je legt vast welk systeem je gebruikt, en houdt je eraan.

Mag je per jaar opnieuw beginnen?

Ja. 2026-001 en dan volgend jaar 2027-001 is prima, omdat het jaartal deel is van het nummer en de combinatie uniek blijft. Kaal opnieuw bij 1 beginnen zonder jaartal is onhandig: dan bestaat factuur 1 twee keer.

Mag je meerdere reeksen hebben?

Ja, zolang elke reeks op zichzelf doorlopend is en herkenbaar. Twee gangbare redenen:

• Per documentsoort. Offertes OF-, facturen F-, creditfacturen in dezelfde reeks als facturen. Dat laatste is bewust: een creditfactuur is een correctie op je omzet en hoort in dezelfde nummering thuis.
• Per handelsnaam of vestiging, als je onder meer dan één naam factureert.

Wat je niet wilt is één reeks per klant. Dat is technisch verdedigbaar en praktisch onhoudbaar zodra je meer dan tien klanten hebt.

En als er een gat in de reeks zit?

Dat is geen ramp, maar je moet het kunnen uitleggen. De gebruikelijke oorzaak is een factuur die is aangemaakt en daarna geannuleerd.

De regel die je hier wilt volgen: een verstuurde factuur haal je nooit weg. Klopt er iets niet, dan maak je een creditfactuur die hem terugdraait, en daarna een nieuwe factuur. Zo blijven beide nummers in de reeks staan en is het verhaal compleet. Een factuur uit de administratie verwijderen om het gat te vermijden is precies het gedrag waar de doorlopende nummering tegen bedoeld is.

Nummers weggooien vóór het versturen is een ander verhaal. Een concept dat je weggooit heeft nog geen nummer nodig — en dat is de reden dat het nummer pas op het moment van versturen wordt toegekend, niet als je begint met typen.

Wanneer krijgt een factuur zijn nummer?

Bij het versturen, niet bij het opstellen. Wie het nummer meteen uitdeelt, produceert een gat elke keer dat een concept in de prullenbak eindigt — en moet dat gat daarna verklaren.

Hoe Notto dit doet

Je stelt per documentsoort een formaat in, met tokens voor het volgnummer, het jaar en de maand: F-{jaar}-{nummer} levert F-2026-0001. Het nummer wordt toegekend op het moment dat je het document vastlegt, niet als je het aanmaakt, dus weggegooide concepten laten geen gaten achter. Facturen en creditfacturen delen één reeks. En een vastgelegd document verandert niet meer: corrigeren gaat via een creditfactuur, ook voor een beheerder, want een uitzondering die één keer bestaat is geen doorlopende reeks meer.

Verder lezen: Wat moet er op een factuur staan? en Bewaarplicht: wat moet je 7 jaar bewaren?.