Btw terugvragen als ondernemer: voorbelasting aftrekken in rubriek 5b

Btw die je betaalt op zakelijke inkopen, kosten en investeringen trek je af als voorbelasting in rubriek 5b van je btw-aangifte, in het tijdvak van de factuurdatum, ook als je de factuur nog niet hebt betaald. Voorwaarden: je gebruikt de aankoop voor btw-belaste omzet, en je hebt een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet.

Wat je mag aftrekken

"Als u uitgaven doet voor uw onderneming, mag u de btw hierover aftrekken", schrijft de Belastingdienst. Dat geldt voor inkopen, kosten en investeringen: je laptop, je software, je telefoonabonnement, het materiaal dat je doorverkoopt.

Er zijn drie voorwaarden:

1. Je gebruikt de aankoop voor belaste omzet: omzet tegen 21%, 9% of 0%, of waarbij de btw naar je klant is verlegd. Voor vrijgestelde omzet mag je niets aftrekken.
2. Je hebt een factuur waarop btw staat en die voldoet aan de factuureisen, met jouw naam en adres als afnemer. Voor bedragen tot en met 100 euro inclusief btw mag de leverancier een vereenvoudigde factuur sturen.
3. Er is echt aan jou geleverd. De goederen of diensten op de factuur moeten daadwerkelijk bij jou terecht zijn gekomen.

En: jij moet kunnen aantonen dat je de btw mag aftrekken. Zonder bewijs geen aftrek.

Wanneer trek je af?

In het tijdvak waarin de btw je in rekening is gebracht: "Ook als u uw leveranciers nog niet hebt betaald." De factuurdatum bepaalt het tijdvak, maar je kunt pas aftrekken als je de factuur hebt ontvangen. Dat geldt ook als je voor je eigen omzet het kasstelsel gebruikt.

Betaal je de factuur uiteindelijk niet, of maar gedeeltelijk, dan moet je de te veel afgetrokken btw weer terugbetalen.

Wat je niet mag aftrekken

Volgens de Belastingdienst:

• privéaankopen;
• uitgaven voor vrijgestelde omzet;
• eten en drinken in de horeca, ook als het een zakelijke lunch was;
• giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven de 227 euro (exclusief btw) per persoon per jaar;
• btw uit een ander EU-land. Die hoort niet in je Nederlandse aangifte (zie verderop).

Zakelijk én privé

Gebruik je iets voor allebei, zoals je telefoon of je laptop, dan hangt het af van het soort aankoop. De Belastingdienst noemt drie mogelijkheden: je trekt niets af, je trekt alleen het zakelijke deel af, of je trekt alles af en betaalt aan het eind van het jaar btw over het privégebruik. Voor gewone kosten maak je een zo nauwkeurig mogelijke schatting van het privédeel, en trek je over dat deel niets af.

Btw over privégebruik van bijvoorbeeld je auto geef je één keer per jaar aan, in rubriek 1d.

Waar het in de aangifte staat

In rubriek 5b, "Voorbelasting". Daarin staat ook de btw die je zelf hebt aangegeven omdat hij naar jou was verlegd, in 2a, 4a en 4b. Die trek je in hetzelfde tijdvak weer af, zodat het per saldo nul is.

Is je voorbelasting hoger dan de btw die je verschuldigd bent, dan krijg je het verschil terug. Dat gebeurt vaak in een kwartaal met een grote investering.

Btw uit een ander EU-land

Betaalde je btw in een ander EU-land, bijvoorbeeld voor een hotel of een beurs, dan vraag je die terug met een apart verzoek bij de Belastingdienst, niet via je aangifte. Het verzoek over een kalenderjaar moet binnen zijn vóór 1 oktober van het jaar daarna. Er gelden minimumbedragen: 50 euro voor een verzoek over een heel jaar of het restant ervan, 400 euro voor een verzoek over minimaal drie maanden.

En onder de KOR?

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan trek je geen btw af over je zakelijke kosten en investeringen, ook niet over btw die je in een ander EU-land hebt betaald.

Hoe Notto dit doet

Sleep een pdf of foto van een inkoopfactuur in Notto en de leverancier, het factuurnummer, de datums en de bedragen staan alvast ingevuld. Jij controleert en boekt; er wordt niets automatisch vastgelegd. Geboekte inkoopfacturen vullen rubriek 5b, samen met de verlegde btw uit 2a, 4a en 4b. Wat je niet als inkoopfactuur hebt ingevoerd, telt niet mee, en of een uitgave aftrekbaar is (horeca, privé), beslis je zelf bij het boeken. Meer op Inkoopfacturen invoeren zonder overtypen.