Je klant opent een link, ziet de offerte en tekent voor akkoord. Geen account, geen wachtwoord, geen mail terug waarin staat dat hij akkoord is.
Elke offerte krijgt een eigen link. Je klant opent hem in zijn browser, ziet dezelfde regels en bedragen als op de pdf en kan die pdf daar ook downloaden. Onderaan kiest hij: accepteren of afwijzen. Bij afwijzen kan hij een reden meegeven.
Er komt geen inlogscherm aan te pas. De link zelf is de toegang, en hij toont precies één document, niet je klantendossier, niet je andere offertes.
Accepteren doet je klant met zijn volledige naam, een handtekening die hij met muis of vinger zet, en een vinkje dat hij akkoord gaat en bevoegd is dat namens de opdrachtgever te doen. Zonder die drie gaat de knop niet aan.
Naam, handtekening en tijdstip worden bij de offerte bewaard. Zo zie je later niet alleen dát er akkoord is gegeven, maar ook door wie.
De status loopt van Concept naar Verstuurd, en springt op Bekeken zodra je klant de link voor het eerst opent. Daarna wordt het Geaccepteerd of Afgewezen.
Weten dat een offerte wel is geopend maar niet beantwoord is bruikbaarder dan raden, en het scheelt het vervelendste telefoontje in de verkoop.
Een geaccepteerde offerte maak je met één handeling tot orderbevestiging, en een order tot factuur. De regels gaan mee; er wordt onderweg niets overgetypt, dus er kan onderweg ook geen verschil ontstaan.
Een order kun je in delen factureren. De status wordt dan Deels gefactureerd tot het restant eruit is.
De publieke pagina haalt een vaste lijst velden op, dezelfde die al op de pdf staan die hij heeft gekregen. Interne notities, je inkoopprijzen en de rest van het klantdossier komen er niet in voor, ook niet verstopt in de paginabron.
Elke functiepagina hier eindigt met wat er ontbreekt. Je komt er toch achter, en liever nu dan nadat je je administratie hebt overgezet.
Staat je vraag er niet bij? Stel hem, dan komt het antwoord hier te staan.
Nee. De link in de e-mail is de hele toegang: hij opent de offerte, leest hem en tekent voor akkoord of wijst af. Er is geen registratie en geen app. Wil je de link extra afschermen, dan zet je er een wachtwoord op.
De link bevat een lange, willekeurig gegenereerde sleutel en geeft toegang tot precies één document, niet tot je klantdossier of je andere offertes. Behandel hem zoals je de pdf zelf behandelt: iedereen die hem heeft, kan het document zien.
Voor de meeste opdrachten geldt dat een aanbod dat wordt aanvaard een overeenkomst oplevert. Naam, getekende handtekening en tijdstip zijn daar bewijs van. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is het niet; heb je die nodig, vraag dat dan na bij je jurist.
Je stelt per offerte een geldigheidsdatum in. Daarna krijgt hij de status Verlopen en kan je klant hem niet meer accepteren. Je kunt hem opnieuw uitbrengen, met nieuwe prijzen als die veranderd zijn.
Notto is in bèta en de eerste gebruikers mogen gratis mee. Laat je e-mailadres achter en je krijgt één bericht als er plek is. Geen nieuwsbrief, geen verkoopgesprek.