Offertes met een klantportaal
Je klant opent een link, ziet de offerte en klikt op akkoord. Geen account, geen wachtwoord, geen mail terug waarin staat dat hij akkoord is.
Accepteren is één handeling
Elke offerte krijgt een eigen link. Je klant opent hem in zijn browser en ziet dezelfde regels en bedragen als op de pdf, met onderaan twee knoppen: accepteren of afwijzen. Bij afwijzen kan hij een reden meegeven.
Er komt geen inlogscherm aan te pas. De link zelf is de toegang, en hij toont precies één document — niet je klantendossier, niet je andere offertes.
Je ziet wanneer hij gelezen is
De status loopt van Concept naar Verstuurd, en springt op Bekeken zodra je klant de link voor het eerst opent. Daarna wordt het Geaccepteerd of Afgewezen.
Weten dat een offerte wel is geopend maar niet beantwoord is bruikbaarder dan raden, en het scheelt het vervelendste telefoontje in de verkoop.
Van offerte naar order naar factuur
Een geaccepteerde offerte maak je met één handeling tot orderbevestiging, en een order tot factuur. De regels gaan mee; er wordt onderweg niets overgetypt, dus er kan onderweg ook geen verschil ontstaan.
Een order kun je in delen factureren. De status wordt dan Deels gefactureerd tot het restant eruit is.
Alleen wat je klant hoort te zien
De publieke pagina haalt een vaste lijst velden op — dezelfde die al op de pdf staan die hij heeft gekregen. Interne notities, je inkoopprijzen en de rest van het klantdossier komen er niet in voor, ook niet verstopt in de paginabron.
Wat dit niet doet
- Geen digitale handtekening. Accepteren is een klik met een tijdstempel, geen gekwalificeerde ondertekening.
- Op de klantpagina zit geen downloadknop. Je klant ziet dezelfde bedragen als op de pdf die je hem stuurt, maar haalt het bestand daar niet op.
- Notto verstuurt de link nog niet zelf per e-mail. Je kopieert hem en stuurt hem vanuit je eigen mail.
- Geen offertesjablonen met tekstblokken uit een bibliotheek. Je stelt een intro- en een sluittekst in, en die geldt voor al je documenten.
Veelgestelde vragen
Moet mijn klant een account aanmaken?
Nee. De link in de e-mail is de hele toegang: hij opent de offerte, leest hem en klikt op accepteren of afwijzen. Er is geen registratie, geen wachtwoord en geen app.
Is zo'n link veilig?
De link bevat een lange, willekeurig gegenereerde sleutel en geeft toegang tot precies één document — niet tot je klantdossier of je andere offertes. Behandel hem zoals je de pdf zelf behandelt: iedereen die hem heeft, kan het document zien.
Is een klik juridisch genoeg?
Voor de meeste opdrachten geldt dat een aanbod dat wordt aanvaard een overeenkomst oplevert, en een klik met tijdstempel is daar bewijs van. Voor situaties waarin je een formele handtekening nodig hebt, is dit niet de juiste weg — vraag dat na bij je jurist.
Wat gebeurt er als de offerte verloopt?
Je stelt per offerte een geldigheidsdatum in. Daarna krijgt hij de status Verlopen en kan je klant hem niet meer accepteren. Je kunt hem opnieuw uitbrengen, met nieuwe prijzen als die veranderd zijn.
Verder lezen
Notto is in bèta.
Laat je e-mailadres achter en je hoort het als er plek is.