Creditfactuur maken: wat moet erop en hoe verwerk je hem in je btw-aangifte?

Een creditfactuur is een factuur die een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait, bijvoorbeeld bij een fout, een retour of een korting achteraf. Hij moet specifiek en ondubbelzinnig verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en vermelden wat er verandert; de btw die je terugboekt, verwerk je als negatief bedrag in de aangifte over het tijdvak waarin de correctie plaatsvond.

Wanneer maak je een creditfactuur?

Een verstuurde factuur pas je niet meer aan. Klopt er iets niet, dan zet je het recht met een nieuw document. De gewone gevallen:

• Een fout op de factuur: verkeerd bedrag, verkeerd tarief, verkeerde klant. Je crediteert de hele factuur en stuurt daarna een nieuwe, goede.
• Een retour of een geannuleerde opdracht.
• Een korting achteraf, bijvoorbeeld omdat een deel van het werk niet naar tevredenheid was.
• Een klant die (gedeeltelijk) niet hoeft te betalen, omdat je de vordering kwijtscheldt.

Een creditfactuur weggooien of een oude factuur overschrijven kan niet: beide documenten blijven in je administratie staan, en samen vertellen ze wat er is gebeurd. Zie ook Bewaarplicht: wat moet je 7 jaar bewaren?

Wat moet erop?

De wet noemt een creditfactuur niet bij naam. Artikel 34f van de Wet op de omzetbelasting zegt: "Ieder document of bericht dat wijzigingen aanbrengt in, en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt als factuur."

Dat betekent twee dingen. Een creditfactuur ís een factuur, en hij moet:

1. verwijzen naar de oorspronkelijke factuur, zo dat er geen twijfel is welke. Het factuurnummer en de datum van die factuur zijn de voor de hand liggende manier;
2. vermelden wat er verandert: welke regels, welk bedrag, welke btw.

Een creditfactuur mag een vereenvoudigde factuur zijn: dan volstaan de datum, jouw naam en adres, wat je hebt geleverd, de btw (of de gegevens om die uit te rekenen) en de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Voor intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen mag dat niet; daar hoort een volledige factuur met alle verplichte gegevens.

In de praktijk zet je er ook duidelijk "Creditfactuur" boven en staan de bedragen negatief. Dat staat niet zo in de wet, maar het voorkomt dat je klant hem als een nieuwe factuur betaalt.

Wie maakt hem?

Jij, als leverancier. De Belastingdienst is daar duidelijk over: "Het is niet juist als een afnemer een creditfactuur op eigen naam opmaakt." Alleen als je vooraf selfbilling hebt afgesproken mag je klant het document maken, en dan nog op jouw naam.

Hoe verwerk je hem in je btw-aangifte?

Je verwerkt de correctie in de aangifte over het tijdvak waarin de prijsvermindering, de kwijtschelding of de verbreking van de overeenkomst plaatsvond, niet door de oude aangifte te corrigeren. Volgens de Belastingdienst neem je het op "in rubriek 1a of 1b van de btw-aangifte als een negatief btw-bedrag met het daarbij behorende bedrag als negatieve omzet."

Een voorbeeld: je factureerde in maart 1.000 euro plus 210 euro btw, en in mei geef je 200 euro korting. In je aangifte over het tweede kwartaal neem je in rubriek 1a min 200 euro omzet en min 42 euro btw mee, naast je gewone omzet van dat kwartaal.

Ging het om een levering aan een ondernemer in een ander EU-land, dan neem je het negatieve bedrag op in rubriek 3b én in een ICP-opgaaf over het tijdvak waarin je de creditfactuur hebt uitgereikt, zodat de twee gelijk blijven.

Hoe Notto dit doet

Een verstuurde factuur is in Notto onveranderlijk, ook voor een beheerder. Corrigeren gaat met een creditfactuur die naar de oorspronkelijke factuur verwijst, waarna je een nieuwe factuur maakt. Facturen en creditfacturen delen één nummerreeks, omdat een creditfactuur een correctie op je omzet is en daar thuishoort; zie Factuurnummering. In je btw-overzicht tellen de creditfacturen negatief mee in de rubriek waar de omzet stond. Meer op Facturen, creditfacturen en periodieke facturen.