Een offerte maken die geaccepteerd wordt

Een offerte heeft geen wettelijke eisen — anders dan een factuur mag hij eruitzien zoals je wilt. Dat maakt hem lastiger, niet makkelijker: er is geen lijstje dat je afvinkt, alleen de vraag of je klant er ja op kan zeggen zonder eerst iets te moeten uitzoeken.

Wat er praktisch in hoort

• Wie je bent, met KvK- en btw-nummer. Je klant moet je kunnen controleren.
• Wat je levert, opgesplitst in regels. Eén regel "Website — 6.500 euro" nodigt uit tot afdingen op het geheel; zes regels nodigen uit tot een gesprek over één regel.
• Wat het kost, per regel exclusief btw, met het btw-bedrag apart. Is je klant particulier, toon dan het bedrag inclusief — dat is het getal dat hij vergelijkt.
• Tot wanneer de offerte geldig is. Zonder einddatum ligt je prijs voor onbepaalde tijd op straat.
• Wanneer je kunt leveren. Vaak de eigenlijke reden dat iemand voor je kiest.
• Betaalafspraken. Termijn, en of je in delen factureert.
• Wat er niet in zit. De alinea die achteraf de meeste ruzie voorkomt.

De geldigheidsdatum is geen formaliteit

Zolang een offerte geldig is, mag je klant hem accepteren tegen de genoemde prijs. Zijn je inkoopprijzen intussen gestegen, dan is dat jouw probleem. Twee tot vier weken is voor de meeste werkzaamheden genoeg; bij materiaalprijzen die bewegen korter.

Een verlopen offerte kun je altijd opnieuw uitbrengen. Een offerte die eeuwig geldig blijft, kun je niet terugnemen.

Wat een offerte sneller rond maakt

Maak accepteren één handeling. De meeste offertes worden verstuurd als pdf en de klant moet dan een mail terugschrijven waarin staat dat hij akkoord is. Dat is een drempel van niets, en toch is het de plek waar dagen weglekken — omdat "even antwoorden" naar morgen schuift, en morgen naar volgende week.

Een link die de offerte toont met een knop eronder haalt die drempel weg. Je klant klikt, jij ziet het.

Laat zien dat hij gelezen is. Weten dat je offerte is geopend maar niet beantwoord is nuttiger dan raden. Het scheelt het vervelendste telefoontje in de verkoop: "heb je hem eigenlijk ontvangen?"

Maak afwijzen ook makkelijk. Klinkt tegenstrijdig, maar een snelle nee is beter dan drie weken stilte, en de reden die erbij komt is de enige gratis marktinformatie die je krijgt.

Van offerte naar factuur

De offerte is het document waarin de bedragen zijn afgesproken. Alles daarna — de opdrachtbevestiging, de factuur — moet daarmee overeenkomen. Wie regels overtypt, introduceert een verschil dat pas opvalt als de klant belt.

Praktische regel: typ de regels één keer, bij de offerte. Wat daarna gebeurt is overnemen, niet opnieuw invoeren.

Hoe Notto dit doet

Een offerte in Notto krijgt een openbare link die je klant opent zonder account of wachtwoord. Hij ziet dezelfde bedragen als op de pdf en kan met één klik accepteren of afwijzen, met een reden erbij. De status springt op Geaccepteerd of Afgewezen, en je ziet wanneer hij voor het eerst is geopend.

Een geaccepteerde offerte maak je met één handeling tot order, en een order tot factuur. De regels gaan mee; er wordt onderweg niets opnieuw ingetypt.

Verder lezen: Wat moet er op een factuur staan?