Proforma factuur: wat is het, en wat betekent hij voor de btw?

Een proforma factuur is een voorlopig document dat laat zien wat een factuur gaat worden, zonder dat het de factuur zelf is: je gebruikt hem om een klant vooraf te laten zien wat hij gaat betalen, of bij invoer voor de douane als er nog geen definitieve factuur is. De Wet op de omzetbelasting kent geen aparte regels voor een proforma: zet je er btw op en lijkt hij op een factuur, dan loop je het risico dat die btw verschuldigd wordt.

Waar een proforma voor wordt gebruikt

• Als voorproef voor je klant. Hij ziet de regels, de bedragen en de btw voordat de echte factuur komt. Zijn afdeling inkoop kan er een bestelling of budget op aanmaken.
• Voor een betaling vooraf. De klant maakt het bedrag over, en daarna volgt de definitieve factuur.
• Voor de douane. Is er bij invoer voor de goederen nog geen factuur om de douanewaarde op te baseren, dan accepteert de Douane volgens haar eigen handboek de gegevens van "een pro forma factuur, een factuur 'for customs purpose only' of een voorlopige factuur", mits die de juiste waarde weergeven. Bij twijfel kan de Douane om de definitieve factuur vragen.

Het verschil met een factuur

Een factuur is het document waarmee je btw verschuldigd wordt en waarmee je klant btw mag aftrekken. Hij heeft een nummer uit je doorlopende reeks, moet aan de wettelijke eisen voldoen, en telt mee in je btw-aangifte.

Een proforma heeft in de wet geen eigen status. Hij is bedoeld als iets dat géén factuur is. Dat maakt het een document om voorzichtig mee te zijn.

De btw-valkuil

Twee regels uit de Wet op de omzetbelasting bepalen wat er met de btw gebeurt:

Btw op een factuur is verschuldigd. Artikel 37: wie "op een factuur op enigerlei wijze melding maakt van omzetbelasting" die hij anders niet verschuldigd was, "wordt die belasting verschuldigd op het tijdstip waarop hij die factuur heeft uitgereikt". Ziet je proforma eruit als een factuur en staat er btw op, dan loop je het risico dat hij als factuur wordt behandeld.

Een vooruitbetaling vraagt om een echte factuur. Betaalt een zakelijke klant vooraf, dan ben je verplicht voor die vooruitbetaling een factuur uit te reiken (artikel 34c), en de btw wordt uiterlijk verschuldigd als je het geld ontvangt (artikel 13 lid 2). Een proforma om een voorschot te innen is dus geen manier om de btw uit te stellen: zodra het geld binnen is, hoort er een factuur bij en telt de btw mee in je aangifte.

Als je er toch een maakt

Dit zijn geen wettelijke eisen, maar praktische regels die verwarring voorkomen:

• Zet er in grote letters "Proforma, geen factuur" op. Zonder die woorden lijkt het een factuur, en wordt hij misschien ook zo geboekt.
• Geef hem geen nummer uit je factuurreeks. Gebruik een eigen reeks of verwijs naar een offerte- of ordernummer. Zo ontstaat er geen gat in je factuurnummering als de opdracht niet doorgaat.
• Stuur altijd een echte factuur na, op tijd: uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering, of bij een vooruitbetaling vóórdat die opeisbaar is (artikel 34g Wet OB).

Heb je hem eigenlijk nodig?

Vaak is een proforma een omweg voor iets waar een ander document beter bij past:

• Wil je klant vooraf weten wat het gaat kosten en daarmee akkoord gaan? Dan is dat een offerte.
• Wil je vastleggen wat er is afgesproken? Dan is dat een orderbevestiging.
• Wil je vooraf betaald worden? Dan stuur je een factuur voor de vooruitbetaling, met btw, en telt die gewoon mee.

Hoe Notto dit doet

Notto heeft geen aparte knop voor een proforma. De documenten die er wel zijn, dienen hetzelfde doel zonder de btw-valkuil. Een offerte stuur je als link die je klant met een handtekening accepteert; daarna maak je er met één handeling een orderbevestiging van, en van de order een factuur. Een order kun je in delen factureren, bijvoorbeeld een voorschot en daarna het restant. Meer op Offertes met een klantportaal en Facturen.